Управление всеми группами документов производится с помощью 3-х блоков меню.
Документы формируемые из TMS-системы управления заказами грузоперевозок.
Конструктор документов. Позволяет создавать документы из готовых шаблонов.
Включает в себя набор транспортных документов.
Дополнительные функции.
1.TMS-документы
а) Входящие
Данный раздел предназначен для расширенного и детального управления документами из раздела заказов и управления перевозками - "TMS".
Полный набор функций управления документами, сформированных в системе управления заказами. Включает: статус выполнения, просмотр, PDF-формат, печать, архивирование, удаление.
в) Исходящие
Включает полный набор функций управления документами исходящих оферт в системе управления - TMS. Включает: редактировать, PDF-формат, подтвердить перевозку, согласовать, чат с текущим контрагентом, архивировать или удалить.
Функция "подтвердить перевозку", "согласовать" исходящие документы, доступно в списке.
Откроется вкладка со всеми функциями редактирования, согласования и подтверждения.
2. Конструктор документов
Создать документ из готового шаблона.
Автоматически сформируется выбранный документ, с заполненными полями и вашими реквизитами. Доступно полное редактирование созданного документа.
Созданный документ можно редактировать, распечатывать, архивировать и отправлять любому выбранному участнику платформы.
При отправке документа, автоматически будут заполнены поля и реквизиты контрагента, которому отправляется документ.
Управление документами производится в удобном интерактивном интерфейсе.
По отправленным документам ведется наглядный отчет: что, кому, сколько и когда отправлялось.
Для удобства, нумерация документов производится автоматически, от последнего номера данной группы документов.
Выбор участника
Поиск документов
Доступны различные виды поиска по документам.
По номеру, по дате, по названию, по контрагенту, по типу документа и во вложенных папках.
Просмотр документов
Все документы доступны для просмотра и печати из общего списка документов без перехода по страницам.
Уведомления
При всех действиях, таких как: предложение, подтверждение стоимости, подтверждение перевозки, корректировка стоимости(торг), согласование вы получите уведомления в "реальном времени" и дублирующие сообщения на Е-майл.
Контрагенты
При отправке документов автоматически формируется список контрагентов.
В разделе будут отображены все контрагенты с реквизитами, если участник их заполнил.
Отправленные
В данном разделе отображается список всех документов отправленных вами контрагенту.
На согласовании
Договоры, которые требуют согласования или подтверждения.
Оферту-перевозку можно подтвердить прямо здесь, не переходя в другой раздел.
Создание документов
а) Если документ формируется автоматически в TMS из заказа и договора, в этом случае автоматически вставляются данные и реквизиты из договора(заказа) и доступны для редактирования до того момента, пока документ не будет подтвержден второй стороной.
в) Если документ формируется в конструкторе, в этом случае в документ автоматически вставляются ваши реквизиты. При пересылке документа добавляются реквизиты той стороны, кому адресуется данный документ. Документ всегда доступен для редактирования.
Автоматически формируемые документы: CMR, Транспортные накладные, Договора, Заявки-Заказы, Счета на оплату, доверенности.
CMR и Транспортные накладные формируются на стандартных бланках.
Документ готов для печати.
Новые папки и перемещение документов
Гибкий интерфейс позволяет создавать любую конфигурацию хранения документов.
Создавать новые подпапки, присваивая им свои имена, а затем перемещать и раскладывать документы по новым папкам,
все это возможно в одном интерфейсе, без перехода по разным страницам. Все папки видны и их не нужно запоминать.
Файл берется мышкой и перемещается в нужную папку.
В архиве также можно организовать хранение документов разных папках, также как на «полках в шкафу».
Все элементы интерфейса интерактивны. Все функции понятны и логичны.
Все документы конфиденциальны и доступны только владельцу документа или двум сторонам текущего договора!
